Getting-Things-Done - Revision history

Stolorz: /* Zeitfressende Gewohnheiten */

2019-07-15T14:46:34Z

‎Zeitfressende Gewohnheiten

Stolorz: /* Gewohnheiten regelmäßig überprüfen */

2019-07-15T14:46:11Z

‎Gewohnheiten regelmäßig überprüfen

Stolorz: /* Zielerreichung kontrollieren */

2019-07-15T14:43:37Z

‎Zielerreichung kontrollieren

Stolorz: /* Schritt 3: Planen */

2019-07-15T14:41:31Z

‎Schritt 3: Planen

Stolorz: /* Schritt 2: Bearbeiten */

2019-07-15T14:26:58Z

‎Schritt 2: Bearbeiten

Stolorz: /* Schritt 1: Sortieren */

2019-07-15T14:25:49Z

‎Schritt 1: Sortieren

Stolorz: /* Posteingang */

2019-07-15T14:23:21Z

‎Posteingang

Stolorz: /* Einführung */

2019-07-15T14:21:05Z

‎Einführung

Stolorz: /* Schritt 3: Aufgaben planen mit Planungsmappe und Terminkalender */

2019-07-15T14:12:57Z

‎Schritt 3: Aufgaben planen mit Planungsmappe und Terminkalender

Stolorz: /* Schritt 1: Sortieren Sie den Posteingang */

2019-07-15T14:12:43Z

‎Schritt 1: Sortieren Sie den Posteingang

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	Der Vorteil dieses Schritts: Der Planungsprozess für den kommenden Zeitraum wird angestoßen. Bei der Nachkontrolle setzt man in die To-do-Liste dort einen Haken, wo die Arbeit erledigt ist. Dort, wo man noch nicht fertig ist, und alles, was nicht geschafft ist, überträgt man dies einfach auf die neue To-do-Liste. Wird daraus klar, dass die Priorisierung überarbeitet warden muss, kann man wieder auf das Wichtig-Dringlich-Portfolio und einen neuen Aufgabenplan zurückgreifen.		Der Vorteil dieses Schritts: Der Planungsprozess für den kommenden Zeitraum wird angestoßen. Bei der Nachkontrolle setzt man in die To-do-Liste dort einen Haken, wo die Arbeit erledigt ist. Dort, wo man noch nicht fertig ist, und alles, was nicht geschafft ist, überträgt man dies einfach auf die neue To-do-Liste. Wird daraus klar, dass die Priorisierung überarbeitet warden muss, kann man wieder auf das Wichtig-Dringlich-Portfolio und einen neuen Aufgabenplan zurückgreifen.
−
−	~~= Zeitfressende Gewohnheiten =~~
−	~~Der Effizienztrainer Martin Geiger nennt neun Gewohnheiten, die man sofort stoppen sollte, weil sie Zeitfresser sind:~~
−	~~# Keine Anrufe von unbekannten Telefonnummern selbst beantworten.~~
−	~~# Niemals morgens als Erstes oder abends als Letztes mailen.~~
−	~~# An keinem Meeting mehr teilnehmen, das keine klare Agenda oder kein festgelegtes Ende hat.~~
−	~~# Andere nicht abschweifen lassen.~~
−	~~# Nicht ständig die E-Mails kontrollieren.~~
−	~~# Nicht zu viel mit Kunden kommunizieren, die nicht zu einem Ergebnis beitragen.~~
−	~~# Nicht mehr arbeiten, um die Überlastung in den Griff zu bekommen, sondern klare Prioritäten setzen.~~
−	~~# Nicht rund um die Uhr ein Smartphone mit sich herum tragen.~~
−	~~# Nicht erwarten, dass Arbeit eine Lücke füllt, die eigentlich von persönlichen Beziehungen und Freizeitaktivitäten ausgefüllt sein sollte.~~

	= Quellen =		= Quellen =

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 Der Vorteil dieses Schritts: Der Planungsprozess für den kommenden Zeitraum wird angestoßen. Bei der Nachkontrolle setzt man in die To-do-Liste dort einen Haken, wo die Arbeit erledigt ist. Dort, wo man noch nicht fertig ist, und alles, was nicht geschafft ist, überträgt man dies einfach auf die neue To-do-Liste. Wird daraus klar, dass die Priorisierung überarbeitet warden  muss, kann man wieder auf das Wichtig-Dringlich-Portfolio und einen neuen Aufgabenplan zurückgreifen.
-= Gewohnheiten regelmäßig überprüfen =
+= Zeitfressende Gewohnheiten =
-Der Effizienztrainer Martin Geiger nennt neun Gewohnheiten, die Sie sofort stoppen
+Der Effizienztrainer Martin Geiger nennt neun Gewohnheiten, die man sofort stoppen sollte, weil sie Zeitfresser sind:
-sollten, weil sie Zeitfresser sind:
+# Keine Anrufe von unbekannten Telefonnummern selbst beantworten.
-– Beantworten Sie keine Anrufe von unbekannten Telefonnummern selbst.
+# Niemals morgens als Erstes oder abends als Letztes mailen.
-– Mailen Sie niemals morgens als Erstes oder abends als Letztes.
+# An keinem Meeting mehr teilnehmen, das keine klare Agenda oder kein festgelegtes Ende hat.
-– Nehmen Sie an keinem Meeting mehr teil, das keine klare Agenda oder kein
+# Andere nicht abschweifen lassen.
-festgelegtes Ende hat.
+# Nicht ständig die E-Mails kontrollieren.
-– Lassen Sie Andere nicht abschweifen.
+# Nicht zu viel mit Kunden kommunizieren, die nicht zu einem Ergebnis beitragen.
-– Kontrollieren Sie nicht ständig Ihre E-Mails.
+# Nicht mehr arbeiten, um die Überlastung in den Griff zu bekommen, sondern klare Prioritäten setzen.
-– Kommunizieren Sie nicht zu viel mit Kunden, die nicht zu Ihrem Ergebnis
+# Nicht rund um die Uhr ein Smartphone mit sich herum tragen.
-beitragen.
+# Nicht erwarten, dass Arbeit eine Lücke füllt, die eigentlich von persönlichen Beziehungen und Freizeitaktivitäten ausgefüllt sein sollte.
 = Quellen =

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 = Zielerreichung kontrollieren =
-Wenn Sie Ihre Ziele erreichen und Aufgaben erledigen wollen, dann kommen sie nicht
+Wenn man Ziele erreichen und Aufgaben erledigen will, dann kommt man nicht darum herum, auch den Erfolg und die Durchführung zu kontrollieren. Dabei wird das Erledigte mit dem Geplanten verglichen.
 darum herum, auch den Erfolg und die Durchführung zu kontrollieren. Dabei
-vergleichen Sie das Erledigte mit dem Geplanten. Der Vorteil dieses Schritts: Der
+Der Vorteil dieses Schritts: Der Planungsprozess für den kommenden Zeitraum wird angestoßen. Bei der Nachkontrolle setzt man in die To-do-Liste dort einen Haken, wo die Arbeit erledigt ist. Dort, wo man noch nicht fertig ist, und alles, was nicht geschafft ist, überträgt man dies einfach auf die neue To-do-Liste. Wird daraus klar, dass die Priorisierung überarbeitet warden  muss, kann man wieder auf das Wichtig-Dringlich-Portfolio und einen neuen Aufgabenplan zurückgreifen.
 = Gewohnheiten regelmäßig überprüfen =

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 == Schritt 3: Planen ==
-Sie planen die umfangreicheren Aufgaben, Aufträge, Notizen und E-Mails nach
+Man plant die umfangreicheren Aufgaben, Aufträge, Notizen und E-Mails nach folgenden Kriterien:
-folgenden Kriterien:
+* Übertragen der Aufgabe in die Planungsmappe in den Aufgabenplan oder in eine To-Do-Liste: einfache, übersichtliche Aufgaben (Top 5 des Tages), die dann sobald wie möglich bearbeitet werden.
-– Übertragen Sie die Aufgabe in Ihrer Planungsmappe in den
+* Umfangreichere oder langfristige Aufgaben kommen in die Planungsmappe in den Projektplan. Das sind Aufgaben mit mehreren Schritten und Projekte. Die Projektbearbeitung im Terminkalender kann als „Termin mit sich selbst“ eingetragen werden.
-Aufgabenplan oder in eine To-Do-Liste: einfache, übersichtliche Aufgaben
+* Vielleicht kann man die Aufgabe delegieren; oder man kann die Aufgabe erst dann bearbeiten, wenn eine andere Person dafür etwas Bestimmtes getan hat (Information oder Ergebnis liefern). Dann diese mit den notwendigen Informationen weiter an die Person geben, die sie am besten ausführt oder von der ein Ergebnis erwartet wird. Sagen, was bis wann zu tun ist. Und dies in der Planungsmappe in der Nachfassliste festhalten: Darin sind alle delegierten Aufgaben, für die ein Ergebnis bis zu einem festgelegten Termin erwartet wird.
-(Top 5 des Tages), die Sie dann sobald wie möglich bearbeiten.
+* Die Unterlagen zu der Aufgabe selbst in eine Hängemappe, einer Klarsichthülle oder einem Ordner auf dem Computer ablegen (im Datei-Manager oder in Outlook oder im entsprechenden System). Diese dann wieder hervorholen, wenn sie laut Planungsmappe anstehen.
-– Umfangreichere oder langfristige Aufgaben kommen in Ihrer Planungsmappe
+* Am Ende sind alle Aufgaben zugeordnet und mit einem Termin versehen, zu dem diese Aufgabe bearbeiten warden muss: der Wiedervorlagetermin. Sie werden entsprechend in Ihrem Aufgabenplan vermerkt.
-in den Projektplan. Das sind Aufgaben mit mehreren Schritten und Projekte.
+* Und: Der Posteingang und der E-Mail-Eingang sind nach diesem Schritt leer!
 = Zielerreichung kontrollieren =

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 == Schritt 2: Bearbeiten ==
-Wenn Sie bei der Prüfung und Sortierung Ihres Posteingangs mit den neuen Aufträgen,
+Wenn bei der Prüfung und Sortierung des Posteingangs mit den neuen Aufträgen,
-Notizen und E-Mails feststellen, dass Sie etwas dafür tun müssen, dann gehen Sie so
+Notizen und E-Mails festgestellt wird, dass man etwas dafür tun muss, dann geht man so vor:
-vor:
+* Alle Aufgaben, die innerhalb von fünf Minuten vollständig erledigt warden können, werden sofort erledigt.
-– Alle Aufgaben, die Sie innerhalb von fünf Minuten vollständig erledigen
+* Alle Aufgaben, die länger als fünf Minuten bearbeitet werden müssen, kommen in den nächsten Prozessschritt „Aufgaben planen“.
 == Schritt 3: Planen ==

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 == Schritt 1: Sortieren ==
-Sie prüfen und sortieren einmal bis dreimal täglich alle Vorgänge im Posteingang und
+Einmal bis dreimal täglich alle Vorgänge im Posteingang prüfen und sortieren (inkl. E-Mail-Eingang).
-im E-Mail-Eingang. Dabei prüfen Sie alle Aufträge, Notizen und E-Mails zunächst
-danach, ob Sie überhaupt etwas tun müssen:
+Dabei alle Aufträge, Notizen und E-Mails zunächst danach prüfen, ob überhaupt etwas getan werden muss:
-– Alles, was Sie nur archivieren oder ablegen müssen, legen Sie entsprechend
+* Alles, was nur archiviert oder abgelegt warden muss, entsprechend sofort ablegen.
-sofort ab.
+* Alles, was nicht (mehr) benötigt wird und wo nichts getan warden muss, sofort wegschmeißen.
-– Alles, was Sie nicht (mehr) benötigen und wo Sie nichts tun müssen,
+* Übrig bleiben die Aufträge, Notizen und E-Mails, bei denen etwas getan warden muss.
-schmeißen Sie sofort weg.
+* Dann gehen zum nächsten Schritt.
 == Schritt 2: Bearbeiten ==

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 = Posteingang =
-Der Posteingang ist ein Fach oder ein Korb auf Ihrem Schreibtisch. Hier landen alle
+Der Posteingang ist ein Fach oder ein Korb auf dem Schreibtisch. Hier landen alle Aufgaben, die an einem herangetragen worden sind. Alle Aufgaben im Posteingang sind schriftlich, in Stichworten formuliert. Gegebenenfalls macht man eine Auftragsnotiz, die man in den Posteingang legt – zum Beispiel nach einem Zuruf vom Chef oder einem Anruf vom Kunden. Der elektronische Eingangskorb ist der Posteingang des E-Mail-Systems. Gegebenenfalls gibt es spezielle Aufgabenverwaltungs-Systeme, die dann ebenfalls Posteingang sind.
-Aufgaben, die an Sie herangetragen werden. Alle Aufgaben im Posteingang sind
-schriftlich, in Stichworten formuliert. Gegebenenfalls machen Sie eine Auftragsnotiz,
+Wichtig:
-die Sie in den Posteingang legen – zum Beispiel nach einem Zuruf von Ihrer Chefin
+* Alle (!) neuen Aufgaben aufschreiben und diese Notiz in den Posteingang legen.
-oder einem Anruf vom Kunden. Ihr elektronischer Eingangskorb ist der Posteingang
+* Eine neue Aufgabe nicht sofort bearbeiten!
 == Schritt 1: Sortieren ==

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 = Einführung =
-Der Kernprozess der eigenen Aufgaben- und Zeitplanung ist der sogenannte Getting
+Der Kernprozess der eigenen Aufgaben- und Zeitplanung ist der sogenannte Getting Things Done-Prozess (GTD). Den hat David Allen beschrieben in seinem Buch: „Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity”. Der Prozess ist einfach und klar und hilft in besonderer Weise, die eingehenden Aufgaben zu planen und – vor allem – zu erledigen.
 Things Done-Prozess (GTD). Den hat David Allen beschrieben in seinem Buch: „Getting
-Things Done. The Art of Stress-Free Productivity”. Der Prozess ist einfach und klar und
+Man braucht dafür:
-hilft in besonderer Weise, die eingehenden Aufgaben zu planen und – vor allem – zu
+* einen Eingang für Post, E-Mails, Telefonnotizen, Besprechungsnotizen: hieraus ergeben sich die Aufgaben.
-erledigen. Sie brauchen dafür:
+* einen Ausgang: da kommt alles rein, was erledigt wurde und was nun an andere Personen weiter gereicht wird.
-– einen Eingang für Post, E-Mails, Telefonnotizen, Besprechungsnotizen:
+* eine Planungsmappe in der alle Aufgaben beplant und festgehalten werden, die man nicht sofort erledigt (elektronisch oder auf Papier). Dort haben hat man eine To-Do-Liste für die aktuell (heute) anstehenden Aufgaben, einen Projektplan und eine Liste zum Nachfassen.
-hieraus ergeben sich Ihre Aufgaben.
+* einen Terminkalender, in dem die Zeiten eingetragen werden, zu denen die Aufgaben erledigt  sein sollen, die man nicht sofort abarbeiten konnte(elektronisch oder auf Papier).
-– einen Ausgang: da kommt alles rein, was Sie erledigt haben und was nun an
-andere Personen weiter gereicht wird.
+Dann ein bis drei Mal pro Tag den folgenden Getting Things Done-Prozess – ganz consequent - durchlaufen.
 = Posteingang =