Eisenhower-Prinzip

01.02 Arbeitstechniken.Zeitmanagement

Einführung

Jede Arbeitsplanung beginnt mit der systematischen Arbeitsvorbereitung. Ziel dabei ist es, ein Optimum aus Aufwand und Ertrag zu erreichen. Man muss also prüfen, welches Ergebnis erzielt werden will, welche Qualität das Ergebnis haben muss und welchen Aufwand (Zeit, Motivation, Leistung, Know-how) dafür investiert warden soll.

Voraussetzung ist die Bewertung der einzelnen Aufgaben. Sie soll eine Priorisierung der wirklich wichtigen Tätigkeiten ergeben. Dabei gilt es, die eigenen Ressourcen optimal zu planen und Mitarbeiter zur Unterstützung einzusetzen, wenn das möglich ist. Eine Methode zur Priorisierung von Aufgaben und zu ihrer Einteilung ist das sogenannte Eisenhower-Prinzip:

• Die Aufgabe ist wichtig und dringlich, wenn ein Termin dahinter steht und diese Aufgabe für die Zukunft des Unternehmens wichtig ist oder für die persönlichen Ziele. Priorität: A. Es sollten alle erforderlichen Ressourcen und Kompetenzen in vollem Umfang dafür zur Verfügung gestellt werden.
• Die Aufgabe ist wichtig, aber nicht dringend, wenn sie zwar wichtig ist, aber noch nicht terminiert werden muss. Priorität: B. Möglichst bald terminieren, damit feststeht, wann daraus eine A-Aufgabe wird.
• Die Aufgabe ist dringend, aber nicht relevant für die aktuell wichtigste Tätigkeit. Priorität: C. Hierunter fallen Aufgaben, die nicht aufgeschoben werden dürften, aber dennoch nicht so wichtig sind. Beispiele dafür sind Kopierarbeiten, E-Mail beantworten, auf Anrufe reagieren. Wenn man allein arbeitet, versucht man, diese Dinge en bloc zu erledigen. Ansonsten zählen solche Arbeiten zu den typischen Delegationsaufgaben.
• Die Aufgabe ist weder wichtig noch dringend. Priorität: keine. Ein typischer Fall für den Papierkorb.

Wichtig-Dringlich Portfolio

Die Aufgabenbewertung oder Priorisierung kann mithilfe eines Wichtig-Dringlich Portfolios durchgeführt werden. Hierbei werden Aufgaben wie in der Abbildung in unterschiedliche Wichtigkeitsstufen und Dringlichkeitsstufen eingeordnet und dann in einem Portfolio-Diagramm dargestellt. Das Portfolio ist somit eine Entscheidungshilfe, wobei es darum geht, wirklich Farbe zu bekennen:

• Was hat welche Wichtigkeit?
• Welcher Anteil an zeitlichen Ressourcen darf deshalb dafür aufgewendet werden?

Sofort erledigen

„Sofort erledigen“ ist das Gegenteil zum „Sein lassen“.

Denn damit sind die Aufgaben und Tätigkeiten gemeint, die sowohl wichtig als auch dringlich sind. Daher genießen diese Arbeiten die höchste Priorität. Dieses Feld sollte genauso mit Bedacht wie den Papierkorb genutzt werden! Man kann nicht alles tun.

Hier gehören wirklich nur die wichtigen und dringlichen Aufgaben hinein.

Aber: Wenn das Feld „Sofort erledigen“ überlastet wird, wird man womöglich seinem eigenen Anspruch nicht gereicht und erreichen am Ende weniger, als man könnte, wenn die richtigen Prioritäten gesetzt worden wären.

Sein lassen

In das Portfolio-Feld „Sein lassen“ fallen die Aufgaben, für die es zwar gut ist, wenn sie getan sind. Aber eigentlich stört es auch keinen, wenn sie nicht getan werden. Sie sind unwichtig und nicht dringend. Das bedeutet nicht, dass sie dies schon immer waren oder immer bleiben, jedoch sind Aufgaben im Feld „Sein lassen“ zum jetzigen Zeitpunkt so unwichtig oder nicht verknüpfbar mit den anderen Aufgaben und Tätigkeiten, dass sie getrost unter den Tisch (in den Papierkorb) fallen können.

Wichtig: Sich der Entscheidung bewusst sein – überlegen, ob jemand anderes darüber informiert werden sollte, dass diese Aufgaben nicht verfolgt wird.

Termin setzten

In dieses Feld gehören die Aufgaben, die selbst erledigt werden müssen oder nur zuerst vorbereiten müssen, damit diese dann dann delegiert werden können. Hinter jeder dieser Aufgaben steht ein Termin. Dieser liegt außerhalb der derzeitigen Feinplanung. Es macht keinen Sinn, eine Aufgabe auf Termin „morgen“ zu setzten, wenn die Aufgaben aus der Rubrik „Sofort erledigen“ einem bis nächsten Freitag beschäftigen.

Das Feld „Termin setzen“ ist eine Art Vorausblick: Diese Aufgaben kommen auf einem noch zu. Die Aufgaben müssen aber nicht heute und morgen angegangen warden müssen.

Wie weit in diesem Fall die Rubrik „Sofort erledigen“ reicht, hängt von der Anzahl und vom Umfang, also der Zeitdauer bis zur Erledigung der Aufgaben ab. In der Regel ist es sinnvoll, einen Zeitraum von zwei Wochen als „Sofort erledigen“ zu betrachten. Was darüber hinausgeht, fällt dann in die Rubrik „Termin setzen“. Überprüfen, wie die Aufgaben und die Zeitplanung in beide Richtungen abweichen können oder müssen.

Delegieren

In das Portfolio-Feld „Delegieren“ fallen die Aufgaben, die auch andere erledigen können.

Um zum Ziel zu kommen, sollte zweistufig vorgegangen werden:

• Zuerst die Aufgaben in die Rubrik „Delegieren“ setzen ohne die konkrete Lösung; also:
  • Wer macht es?
  • Kann er das überhaupt?
  • Ist er zur Übernahme überhaupt bereit?
  • usw.).
• Der Grund: Wenn man sich sicher ist , dass die Aufgabe grundsätzlich delegiert warden kann und will, dann findet man sicher auch eine Lösung! Man muss vielleicht nur ein wenig darüber nachdenken, die Aufgabe etwas modifizieren, vielleicht ein Team um die Übernahme der Arbeiten bitten.
• Also nicht gleich abschrecken lassen, mutig eine Aufgabe in die Rubrik „Delegieren“ ordnen, wenn dies für richtig gehalten wird. Dann nochmals über die Liste der zu delegierenden Aufgaben gehen – und zwar nun mit dem Blick:
  • Wer würde dies gerne und gut machen?
• Wenn solche Aufgaben nicht delegiert werden können, dann erledigt man diese in einem Block und zu einer Zeit, in der man nicht so leistungsfähig ist und eher einfache Routinetätigkeiten angehen. Zum Beispiel nach dem Mittagessen. Diese Aufgaben soltten dann so schnell wie möglich und nicht perfekt (Ressourcen-Einsparung) bearbeitet werden.

Aufgaben delegieren

Dient die Delegation einer Aufgabe nicht allein der Entlastung, sondern hat sie auch den Zweck, Tätigkeiten dort verrichten zu lassen, wo sie ihrem Wesen nach hingehören sollten, so folgt Sie einer nachvollziehbaren Logik. Wenn Sie mit dem Feld „Delegieren“ gut umgehen, so erreichen Sie positives Echo – denn die delegierte Aufgabe gehört vielleicht wirklich in das Tätigkeitsfeld eines Anderen, und es würde ihn daher beleidigen, wenn sie seine Aufgabe einfach an sich reißen würden! Oder die Aufgabe ist eine willkommene Abwechslung – im besten Fall sogar eine Herausforderung, der sich der Mitarbeiter gerne stellt! Grundsätzlich können nicht alle Aufgaben delegiert werden. Es gibt Aufgaben, die laut Stellenbeschreibung unbedingt selbst durchzuführen sind. Ferner kann eine Aufgabe nicht einfach wegdelegiert werden, ohne die Kontrolle über dieselbe aus der Hand zu geben. Der Vorgesetzte hat sich um das Ergebnis der delegierten Aufgabe zu kümmern.

Feinplanung bei wichtigen und dringenden Aufgaben

Falls viele Aufgaben dringend und wichtig sind, kann es nützlich sein, eine Feinplanung der Zeit zu machen. Dies ist zum Beispiel vor einem Projektmeilenstein oder vor dem Urlaub oder bei plötzlich hoher Arbeitslast nötig.

1. Dabei sollten bei der Feinplanung alle Aufgaben durchgegangen werden, die im vorherigen Schritt als „dringlich“ eingestuft worden sind.
2. Dies sind also die Aufgaben der Felder „Delegieren“ und „Sofort erledigen“. Alle Aufgaben durchgehen und diese in die Feinplan-To Do Liste übertragen.
3. Die Verantwortlichkeit festsetzen. Beachten: Wenn die Aufgaben oder Tätigkeiten delegiert werden, gehört es noch in den eigenen Aufgabenbereich, die Aufgabe korrekt zu übergeben und bei Fragen zur Verfügung zu stehen.
4. Dann die Zeit für die einzelnen Aufgaben abschätzen, die man selbst dafür aufbringen muss. Das ist die Länge oder Dauer der Bearbeitung einer Aufgabe. Für eine realistische Einschätzung des Zeitaufwands brauchen man ausreichend Erfahrungen. Außerdem muss man Störungen, Unterbrechungen oder kurzfristig zu erledigende Aufgaben (vom Chef) mit einplanen. Diese Aufgaben-Zeitplanung können mit der sogenannten ALPEN-Methode durchgeführt werden.

Quellen

https://www.business-wissen.de/kapitel/strukturiertes-arbeiten/

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