ALPEN-Methode
01.02 Arbeitstechniken.Zeitmanagement
Contents
Einführung[edit]
Die ALPEN-Methode nach Lothar J. Seiwert ist eine Methode für eine einfache und schnelle Aufgabenplanung und zur Erstellung eines schriftlichen Tagesplans.
Die Elemente sind:
- Aufgaben aufschreiben
- Länge bzw. Dauer der Aufgaben schätzen
- Pufferzeiten planen
- Entscheiden nach Prioritäten
- Nachkontrolle nutzen
Aufgaben in den Terminkalender schreiben[edit]
Besonders hilfreich für die Zeitplanung ist: Alle besonders wichtigen Aufgaben und den geschätzten Zeitbedarf in den Terminkalender so eintragen, wie bei einem Besprechungstermin mit anderen. Damit stellt man sicher, dass man ausreichend Zeit einplant – und auch frei hält, die man für die Erledigung braucht.
Außerdem empfehlenswert: Den nächsten Arbeitstag am Abend zuvor planen. Und sich regelmäßig, morgens und abends, mit dem Termin- und Aufgabenplaner befassen. Prüfen, ob die Planung noch stimmt oder ob Aufgaben verschoben warden müssen. So wird die Planung nach und nach realistischer. Aber nur so genau wie nötig planen, sodass man nicht permanent umplanen muss.
Grobe Arbeitsplanung[edit]
Die Arbeitsvorbereitung umfasst Maßnahmen der Arbeitsplanung und der Arbeitssteuerung.
In diesem Zusammenhang überlegen:
- Welche Aufgaben gehören zur Arbeit?
- Alle Tätigkeiten zu den jeweiligen passenden „Überschriften“ ordnen.
Aufgaben aus Gesprächen notieren[edit]
Damit man keine wichtigen Aufgaben vergisst, immer gleich Notizen machen. Meistens ergeben sich diese nach einem Gespräch mit Vorgesetzten, Kollegen, Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten oder Partnern. Die folgende Excel-Vorlage können genutzt werden, um jedes Gespräch schnell und einfach so zu dokumentieren, damit man keine Aufgaben vergisst.
Aufgaben priorisieren[edit]
die grob skizzierten geplanten Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip priorisieren:
- Was hat welche Wichtigkeit?
- Welcher Anteil an Zeit darf deshalb dafür aufgewendet werden?
Feine Arbeitsplanung[edit]
Mit den folgenden Excel-Vorlagen kann die Feinplanung auf Wochenbasis und auf Tagesbasis durchgeführt werden. Je nach Anzahl und Dauer der Störungen kann eine Tagesplanung zu fein sein; dann sollten man auf Wochenbasis planen.
Quellen[edit]
https://www.business-wissen.de/kapitel/strukturiertes-arbeiten/
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