ALPEN-Methode

01.02 Arbeitstechniken.Zeitmanagement

Einführung

Die ALPEN-Methode nach Lothar J. Seiwert ist eine Methode für eine einfache und schnelle Aufgabenplanung und zur Erstellung eines schriftlichen Tagesplans.

Die Elemente sind:

• Aufgaben aufschreiben
• Länge bzw. Dauer der Aufgaben schätzen
• Pufferzeiten planen
• Entscheiden nach Prioritäten
• Nachkontrolle nutzen

Aufgaben in den Terminkalender schreiben

Besonders hilfreich für die Zeitplanung ist: Alle besonders wichtigen Aufgaben und den geschätzten Zeitbedarf in den Terminkalender so eintragen, wie bei einem Besprechungstermin mit anderen. Damit stellt man sicher, dass man ausreichend Zeit einplant – und auch frei hält, die man für die Erledigung braucht.

Außerdem empfehlenswert: Den nächsten Arbeitstag am Abend zuvor planen. Und sich regelmäßig, morgens und abends, mit dem Termin- und Aufgabenplaner befassen. Prüfen, ob die Planung noch stimmt oder ob Aufgaben verschoben warden müssen. So wird die Planung nach und nach realistischer. Aber nur so genau wie nötig planen, sodass man nicht permanent umplanen muss.

Grobe Arbeitsplanung

Die Arbeitsvorbereitung umfasst Maßnahmen der Arbeitsplanung und der Arbeitssteuerung.

In diesem Zusammenhang überlegen:

• Welche Aufgaben gehören zur Arbeit?
• Alle Tätigkeiten zu den jeweiligen passenden „Überschriften“ ordnen.

Aufgaben aus Gesprächen notieren

Damit Sie keine wichtigen Aufgaben vergessen, machen Sie sich immer gleich Notizen. Meistens ergeben sich diese nach einem Gespräch mit Vorgesetzten, Kollegen, Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten oder Partnern. Die folgende Excel-Vorlage können Sie nutzen, um jedes Gespräch schnell und einfach so zu dokumentieren, damit Sie keine Aufgaben vergessen.

Aufgaben priorisieren

Priorisieren Sie Ihrer grob geplanten Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip: – Was hat welche Wichtigkeit? – Welcher Anteil an Zeit darf deshalb dafür aufgewendet werden?

Feine Arbeitsplanung

Mit den folgenden Excel-Vorlagen können Sie Ihre Feinplanung auf Wochenbasis und auf Tagesbasis durchführen. Je nach Anzahl und Dauer der Störungen kann eine Tagesplanung zu fein sein; dann sollten Sie auf Wochenbasis planen.

Quellen

https://www.business-wissen.de/kapitel/strukturiertes-arbeiten/

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