Getting-Things-Done

01.02 Arbeitstechniken.Zeitmanagement

Einführung

Der Kernprozess der eigenen Aufgaben- und Zeitplanung ist der sogenannte Getting Things Done-Prozess (GTD). Den hat David Allen beschrieben in seinem Buch: „Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity”. Der Prozess ist einfach und klar und hilft in besonderer Weise, die eingehenden Aufgaben zu planen und – vor allem – zu erledigen.

Man braucht dafür:

• einen Eingang für Post, E-Mails, Telefonnotizen, Besprechungsnotizen: hieraus ergeben sich die Aufgaben.
• einen Ausgang: da kommt alles rein, was erledigt wurde und was nun an andere Personen weiter gereicht wird.
• eine Planungsmappe in der alle Aufgaben beplant und festgehalten werden, die man nicht sofort erledigt (elektronisch oder auf Papier). Dort haben hat man eine To-Do-Liste für die aktuell (heute) anstehenden Aufgaben, einen Projektplan und eine Liste zum Nachfassen.
• einen Terminkalender, in dem die Zeiten eingetragen werden, zu denen die Aufgaben erledigt sein sollen, die man nicht sofort abarbeiten konnte(elektronisch oder auf Papier).

Dann ein bis drei Mal pro Tag den folgenden Getting Things Done-Prozess – ganz consequent - durchlaufen.

Posteingang

Der Posteingang ist ein Fach oder ein Korb auf dem Schreibtisch. Hier landen alle Aufgaben, die an einem herangetragen worden sind. Alle Aufgaben im Posteingang sind schriftlich, in Stichworten formuliert. Gegebenenfalls macht man eine Auftragsnotiz, die man in den Posteingang legt – zum Beispiel nach einem Zuruf vom Chef oder einem Anruf vom Kunden. Der elektronische Eingangskorb ist der Posteingang des E-Mail-Systems. Gegebenenfalls gibt es spezielle Aufgabenverwaltungs-Systeme, die dann ebenfalls Posteingang sind.

Wichtig:

• Alle (!) neuen Aufgaben aufschreiben und diese Notiz in den Posteingang legen.
• Eine neue Aufgabe nicht sofort bearbeiten!

Schritt 1: Sortieren

Einmal bis dreimal täglich alle Vorgänge im Posteingang prüfen und sortieren (inkl. E-Mail-Eingang).

Dabei alle Aufträge, Notizen und E-Mails zunächst danach prüfen, ob überhaupt etwas getan werden muss:

• Alles, was nur archiviert oder abgelegt warden muss, entsprechend sofort ablegen.
• Alles, was nicht (mehr) benötigt wird und wo nichts getan warden muss, sofort wegschmeißen.
• Übrig bleiben die Aufträge, Notizen und E-Mails, bei denen etwas getan warden muss.
• Dann gehen zum nächsten Schritt.

Schritt 2: Bearbeiten

Wenn bei der Prüfung und Sortierung des Posteingangs mit den neuen Aufträgen, Notizen und E-Mails festgestellt wird, dass man etwas dafür tun muss, dann geht man so vor:

• Alle Aufgaben, die innerhalb von fünf Minuten vollständig erledigt warden können, werden sofort erledigt.
• Alle Aufgaben, die länger als fünf Minuten bearbeitet werden müssen, kommen in den nächsten Prozessschritt „Aufgaben planen“.

Schritt 3: Planen

Man plant die umfangreicheren Aufgaben, Aufträge, Notizen und E-Mails nach folgenden Kriterien:

• Übertragen der Aufgabe in die Planungsmappe in den Aufgabenplan oder in eine To-Do-Liste: einfache, übersichtliche Aufgaben (Top 5 des Tages), die dann sobald wie möglich bearbeitet werden.
• Umfangreichere oder langfristige Aufgaben kommen in die Planungsmappe in den Projektplan. Das sind Aufgaben mit mehreren Schritten und Projekte. Die Projektbearbeitung im Terminkalender kann als „Termin mit sich selbst“ eingetragen werden.
• Vielleicht kann man die Aufgabe delegieren; oder man kann die Aufgabe erst dann bearbeiten, wenn eine andere Person dafür etwas Bestimmtes getan hat (Information oder Ergebnis liefern). Dann diese mit den notwendigen Informationen weiter an die Person geben, die sie am besten ausführt oder von der ein Ergebnis erwartet wird. Sagen, was bis wann zu tun ist. Und dies in der Planungsmappe in der Nachfassliste festhalten: Darin sind alle delegierten Aufgaben, für die ein Ergebnis bis zu einem festgelegten Termin erwartet wird.
• Die Unterlagen zu der Aufgabe selbst in eine Hängemappe, einer Klarsichthülle oder einem Ordner auf dem Computer ablegen (im Datei-Manager oder in Outlook oder im entsprechenden System). Diese dann wieder hervorholen, wenn sie laut Planungsmappe anstehen.
• Am Ende sind alle Aufgaben zugeordnet und mit einem Termin versehen, zu dem diese Aufgabe bearbeiten warden muss: der Wiedervorlagetermin. Sie werden entsprechend in Ihrem Aufgabenplan vermerkt.
• Und: Der Posteingang und der E-Mail-Eingang sind nach diesem Schritt leer!

Zielerreichung kontrollieren

Wenn Sie Ihre Ziele erreichen und Aufgaben erledigen wollen, dann kommen sie nicht darum herum, auch den Erfolg und die Durchführung zu kontrollieren. Dabei vergleichen Sie das Erledigte mit dem Geplanten. Der Vorteil dieses Schritts: Der Planungsprozess für den kommenden Zeitraum wird angestoßen. Bei der Nachkontrolle setzten Sie in Ihrer To-do-Liste dort einen Haken, wo die Arbeit erledigt ist. Dort, wo Sie noch nicht fertig sind, und alles, was nicht geschafft ist, übertragen Sie einfach auf die neue To-do-Liste. Wird daraus klar, dass Sie die Priorisierung überarbeiten müssen, können Sie wieder auf das Wichtig-Dringlich Portfolio und einen neuen Aufgabenplan zurückgreifen.

Gewohnheiten regelmäßig überprüfen

Der Effizienztrainer Martin Geiger nennt neun Gewohnheiten, die Sie sofort stoppen sollten, weil sie Zeitfresser sind: – Beantworten Sie keine Anrufe von unbekannten Telefonnummern selbst. – Mailen Sie niemals morgens als Erstes oder abends als Letztes. – Nehmen Sie an keinem Meeting mehr teil, das keine klare Agenda oder kein festgelegtes Ende hat. – Lassen Sie Andere nicht abschweifen. – Kontrollieren Sie nicht ständig Ihre E-Mails. – Kommunizieren Sie nicht zu viel mit Kunden, die nicht zu Ihrem Ergebnis beitragen. – Arbeiten Sie nicht mehr, um Ihre Überlastung in den Griff zu bekommen, sondern setzen Sie klare Prioritäten. – Tragen Sie nicht rund um die Uhr ein Smartphone mit sich herum. – Erwarten Sie nicht, dass Arbeit eine Lücke füllt, die eigentlich von persönlichen Beziehungen und Freizeitaktivitäten ausgefüllt sein sollte.

Quellen

https://www.business-wissen.de/kapitel/strukturiertes-arbeiten/

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