Zeitfresser ermitteln

01.02 Arbeitstechniken.Zeitmanagement

Ist-Zustand erfassen

Nur wer weiß, wo er steht, kann entscheiden, ob er nach links oder nach rechts gehen muss. Die Analyse des Ist-Zustands ist eine entscheidende Vorbedingung für erfolgreiches Zeitmanagement. Denn nur wenn man das persönliche Verhalten kennt, lassen sich die Stellhebel zur Verbesserung desselben ansetzten. Die eigenen Gewohnheiten sollten kritisch hinterfragt und verschiedene Betrachtungsebenen berücksichtigt werden.

Der Ist-Zustand kann in folgenden Kategorien geprüft werden:

• Persönlicher Arbeitsstil: Ablagesysteme, Arbeitsvorbereitung, Umgang mit Aktennotizen, Unorganisiertheit
• Persönliche Schwachstellen: Hast, Ungeduld, Opportunismus, mangelnde Selbstdisziplin
• Innerbetriebliche Zusammenarbeit: unklare Verantwortlichkeiten, mangelnde Koordination der Arbeiten, langsame Entscheidungswege
• Zeitplanung: persönliche Zeiteinteilung, Terminkalender führen, Aufgabenplanung
• Arbeitsmethodik: Arbeitsziel, Überblick über die notwendige Arbeit, Prioritäten
• Störungen durch andere: technische und persönliche Störfaktoren
• Umfeld: Raumgestaltung, Raumausstattung, eingesetzte Technik
• Wartezeiten: Zugang zu benötigten Geräten, veraltete PC-Ausstattung

Arbeitsstil analysieren

Einschätzung des eigenen Arbeitsstils?

Dazu folgende Fragen bearbeiten:

• Welche drei Adjektive beschreiben den eigenen Arbeitsstil am besten?
• Wie wird die Arbeitsleistung beschrieben?
• Wie warden neue Aufgabe angegangen?

Der folgende Selbsttest soll helfen, den eigenen Arbeitsstil deutlich zu machen und Denkanstöße zu geben.

Dazu die je fünf Aussagen zu jedem Kriterium durchlesen und spontan auf einer Skala von 1 bis 5 (1 = nicht zutreffend; 5 = völlig zutreffend) bewerten.

Gewohnheiten kritisch hinterfragen

Für einige Tage oder besser für eine Woche mit der folgenden Vorlage alle Tätigkeiten des Tages mit dem jeweiligen Zeitanteil schriftlich erfassen.

• Welche Zeitfresser oder Störfaktoren rauben Ihnen die Zeit?
• Für welche Dinge wollen Sie mehr Zeit haben?

Ursachen des Zeitmangels entlarven

Wo wird Verbesserungspotenzial hinsichtlich des Zeitmanagements gesehen?

1. Die Fragen im folgenden Selbsttest durchgehen, und ankreuzen was zutrifft:
   • Ja immer;
   • Ja meistens;
   • Manchmal;
   • Nein.
2. Die Fragen nochmals mit einem Textmarker durchgehen und diejenigen anstreichen, mit deren Antwort man unzufrieden ist
3. Die für einen wichtigsten 10 Prozent der markierten Fragen auswählen und mit einer anderen Farbe markieren.
4. Für diese Fragen jeweils ein Ziel formulieren. Aus der Frage: „Weiß ich genau, welche meine Aufgaben sind und was von mir verlangt wird?“, wird demnach: „Ich weiß bei allen Aufgaben genau, was von mir verlangt wird.“
5. Die Liste mit diesen Zielen an einen Platz hinlegen, an dem die Ziele regelmäßig gesehen warden: Zum Beispiel im Terminkalender oder als Post-It an den Monitor.

Wichtige Aufgaben einplanen

Zuerst die wirklich wichtigen Dinge, die „großen Steine“, in der Zeitplanung festlegen. Danach einen Blick auf die verbleibenden Freiräume werfen, die als nächstes mit weniger wichtigen Dingen füllen!

• Maximal sechs große Aufgaben, die in den nächsten Monaten zu erledigen sind, auswählen.
• Abschätzen, wie lange es dauern wird, diese Aufgaben zu bewältigen.
• Auch abschätzen, wann es zeitlich zu einer Überschneidung kommen kann.

Quellen

https://www.business-wissen.de/kapitel/strukturiertes-arbeiten/

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