Zielplanung

01.02 Arbeitstechniken.Zeitmanagement

Alice und die Zeitplanung

Um die Zeit sinnvoll zu nutzen, ist der entscheidende Schritt, die Zielfrage vorrangig zu klären. Das weitere Zeitmanagement ist dann ein Mittel zur Zielerreichung. Deutlich wird dieser Zusammenhang anhand einer Episode aus Alice im Wunderland: Alice fällt in einen Brunnen und ist in einer anderen Welt. Es gefällt Ihr und sie schaut sich um. Sie kommt an eine Wegkreuzung und trifft dort eine Katze. „Würdest du mir bitte sagen, wie ich von hier aus weitergehen soll?“, fragt Alice. „Das hängt zum größten Teil davon ab, wohin du möchtest“, antwortet die Katze. „Ach, wohin ist eigentlich gleich“, sagte Alice. „Dann ist es auch egal, wie du weitergehst“, sagt die Katze.

Wichtige Aufgaben einplanen

Zuerst die wirklich wichtigen Dinge, die „großen Steine“, in der Zeitplanung festlegen. Danach einen Blick auf die verbleibenden Freiräume werfen, die als nächstes mit weniger wichtigen Dingen füllen!

• Maximal sechs große Aufgaben, die in den nächsten Monaten zu erledigen sind, auswählen.
• Abschätzen, wie lange es dauern wird, diese Aufgaben zu bewältigen.
• Auch abschätzen, wann es zeitlich zu einer Überschneidung kommen kann.

Ohne Ziele keine sinnvolle Zeiteinteilung

Erst wenn die Ziele bekannt sind, werden Arbeitstechniken effektiv, weil die individuellen Kräfte und andere Ressourcen auf einige wenige Schwerpunkte konzentriert warden können. Wichtig bei Zielen: Ziele müssen erreichbar, lohnend und erstrebenswert sein. Kurz: Ziele müssen begeistern können.

Etappenziele helfen, ein weitgestecktes Fernziel zu erreichen. Denn Etappenziele sind – im Vergleich zu den Fernzielen – verhältnismäßig leicht und schnell zu erreichen. So schafft man Erfolgserlebnisse und Selbstvertrauen, und erhöhen die Motivation. Durch Etappenziele rückt das Fernziel, das über eine höhere Zugkraft verfügt, näher und erscheint dadurch erstrebenswerter.

Je nach Abstraktionsgrad lassen sich unterscheiden:

• Rahmenziele (Richtziele)
• Strategische Ziele (Grobziele)
• Taktische Ziele (Feinziele)
• Operative Ziele (Praxisbezug)

Nur dort, wo Ziele vorhanden und klar formuliert sind, kann Erfolg gemessen werden. Kontrolle ohne vorausgegangene Zielsetzung ist Unsinn. Zielsetzung ohne Kontrolle aber auch.

Die eigene Zielplanung

Folgende Fragen zur Zielplanung sollten beantwortet werden:

• Welche privaten und beruflichen Ziele werden langfristig verfolgt?
• Welche privaten und beruflichen Ziele werden mittelfristig verfolgt?
• Welche privaten und beruflichen Ziele werden kurzfristig verfolgt?

Alle Ziele aufschreiben, die beruflich und privat besonders wichtig sind. So bekommt man einen guten Überblick und man kann besser einschätzen:

• Ist die Zielplanung realistisch?

Die Aufgabenplanung

Die Liste der Ziele nun verdeckt beiseite legen und dne Blick auf die tägliche Arbeit richten:

• Womit beschäftigt man sich aktuell den ganzen Tag? Welche Tätigkeiten hat man in den letzten Tagen gemacht?
• Welche Aufgaben und Tätigkeiten müssen in den nächsten Tagen und Wochen erledigt werden?
• Welche Aufgaben müssen bis zum Jahresende erfüllt werden?

Dazu die ausgefüllte Vorlage „Tagesplanung” zur Hand nehmen oder die folgende Vorlage für mehrere Tage ausfüllen.

In einigen Fällen ist es hilfreich, wenn ein gesamtes Jahr im Überblick ist, welche Projekte angegangen werden sollen und wann welche Aufgaben anstehen. Man plant dazu für die einzelnen Tage den jeweiligen Zeitaufwand und man hat im Jahreskalender wie bei einer Plantafel immer den entsprechenden Überblick.

Dabei können die berufliche Themen genauso eingeplant warden, wie die Weiterbildung, Ferienzeiten oder andere Aktivitäten, die zu bestimmten Terminen im Jahr anfallen.

Ziele und Aufgaben für die Zeitplanung vergleichen

1. Jede Tätigkeit oder Aufgabe sollte dann auf ein eigenes Post-It geschrieben werden.
2. Nun wird die Aufgabenplan zur Hand genommen:
   • In welchem Maße haben die Tätigkeiten, die heute oder diese Woche ausgeführt werden, zu den wichtigen Aufgaben und Projekten beigetragen?
   • Die Aufgaben so zuordnen, dass die Post-Its zur jeweiligen Aufgabe oder Projekt zugeordnet sind.
3. Nun die Vorlage zu der Zielplanung daneben legen:
   • Welche Tätigkeiten gehören zu welchem Ziel?
   • Wird für die wichtigen Ziele auch soviel aufgewendet, wie es eigentlich muss?
   • Beschäftigt man sich viel mit eher unwichtigen Dingen, die diesen Zeitaufwand nicht Wert sind?
4. Falls die Verteilung Ihrer Tätigkeiten nicht der in den Zielen geforderten Verteilung entspricht, hat man jetzt die Chance die Dinge neu anzugehen!
5. Nun die Vorlage für die Ziel- und Aufgabenplanung zur Hand nehmen und aufschreiben:
   • Welche Überschriften ergeben sich aus Zielplanung und Aufgabenplanung?
   • Die detaillierte Zeitplanung ist nur dann sinnvoll, wenn die notierten Aufgaben und Ziele die richtigen sind.
6. Deshalb gegebenenfalls revidieren:
   • Stehen die endgültigen Hauptaufgaben und Aufgabenpakete fest?
7. Wenn die oben genannten Aspekte verabschiedet worden sind, kann man sich der Erfolgsmessung widmen. Dazu überlegen und Notizen machen:
   • Nach welchen Kriterien können Erfolg oder Misserfolg der Aktion bewertet warden können?
   • Können diese Kriterien auch schon im Arbeitsverlauf kontrolliert werden?
   • Wie könnte eventuell die Korrektur der Zielsetzung und der Zeitplanung aussehen?

Quellen

https://www.business-wissen.de/kapitel/strukturiertes-arbeiten/

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