Zielplanung

01.02 Arbeitstechniken.Zeitmanagement

Alice und die Zeitplanung

Um die Zeit sinnvoll zu nutzen, ist der entscheidende Schritt, die Zielfrage vorrangig zu klären. Das weitere Zeitmanagement ist dann ein Mittel zur Zielerreichung. Deutlich wird dieser Zusammenhang anhand einer Episode aus Alice im Wunderland: Alice fällt in einen Brunnen und ist in einer anderen Welt. Es gefällt Ihr und sie schaut sich um. Sie kommt an eine Wegkreuzung und trifft dort eine Katze. „Würdest du mir bitte sagen, wie ich von hier aus weitergehen soll?“, fragt Alice. „Das hängt zum größten Teil davon ab, wohin du möchtest“, antwortet die Katze. „Ach, wohin ist eigentlich gleich“, sagte Alice. „Dann ist es auch egal, wie du weitergehst“, sagt die Katze.

Ohne Ziele keine sinnvolle Zeiteinteilung

Erst wenn die Ziele bekannt sind, werden Arbeitstechniken effektiv, weil die individuellen Kräfte und andere Ressourcen auf einige wenige Schwerpunkte konzentriert warden können. Wichtig bei Zielen: Ziele müssen erreichbar, lohnend und erstrebenswert sein. Kurz: Ziele müssen begeistern können.

Etappenziele helfen, ein weitgestecktes Fernziel zu erreichen. Denn Etappenziele sind – im Vergleich zu den Fernzielen – verhältnismäßig leicht und schnell zu erreichen. So schafft man Erfolgserlebnisse und Selbstvertrauen, und erhöhen die Motivation. Durch Etappenziele rückt das Fernziel, das über eine höhere Zugkraft verfügt, näher und erscheint dadurch erstrebenswerter.

Je nach Abstraktionsgrad lassen sich unterscheiden:

• Rahmenziele (Richtziele)
• Strategische Ziele (Grobziele)
• Taktische Ziele (Feinziele)
• Operative Ziele (Praxisbezug)

Nur dort, wo Ziele vorhanden und klar formuliert sind, kann Erfolg gemessen werden. Kontrolle ohne vorausgegangene Zielsetzung ist Unsinn. Zielsetzung ohne Kontrolle aber auch.

Die eigene Zielplanung

Folgende Fragen zur Zielplanung sollten beantwortet werden:

• Welche privaten und beruflichen Ziele werden langfristig verfolgt?
• Welche privaten und beruflichen Ziele werden mittelfristig verfolgt?
• Welche privaten und beruflichen Ziele werden kurzfristig verfolgt?

Alle Ziele aufschreiben, die beruflich und privat besonders wichtig sind. So bekommt man einen guten Überblick und man kann besser einschätzen:

• Ist die Zielplanung realistisch?

Die Aufgabenplanung

Die Liste der Ziele nun verdeckt beiseite legen und dne Blick auf die tägliche Arbeit richten:

• Womit beschäftigt man sich aktuell den ganzen Tag? Welche Tätigkeiten hat man in den letzten Tagen gemacht?
• Welche Aufgaben und Tätigkeiten müssen in den nächsten Tagen und Wochen erledigt werden?
• Welche Aufgaben müssen bis zum Jahresende erfüllt werden?

Dazu die ausgefüllte Vorlage „Tagesplanung” zur Hand nehmen oder die folgende Vorlage für mehrere Tage ausfüllen.

In einigen Fällen ist es hilfreich, wenn ein gesamtes Jahr im Überblick ist, welche Projekte angegangen werden sollen und wann welche Aufgaben anstehen. Man plant dazu für die einzelnen Tage den jeweiligen Zeitaufwand und man hat im Jahreskalender wie bei einer Plantafel immer den entsprechenden Überblick.

Dabei können die berufliche Themen genauso eingeplant warden, wie die Weiterbildung, Ferienzeiten oder andere Aktivitäten, die zu bestimmten Terminen im Jahr anfallen.

Ziele und Aufgaben für die Zeitplanung vergleichen

Schreiben Sie jede Tätigkeit oder Aufgabe auf ein eigenes Post-It. Nehmen Sie nun Ihren Aufgabenplan zur Hand: – In welchem Maße haben die Tätigkeiten, die Sie heute oder diese Woche ausgeführt haben, zu Ihren wichtigen Aufgaben und Projekten beigetragen? – Ordnen Sie die Aufgaben zu, indem Sie die Post-Its zur jeweiligen Aufgabe oder Projekt kleben. Legen Sie jetzt nun die Vorlage zu Ihrer Zielplanung daneben: – Welche Tätigkeiten gehören zu welchem Ziel? – Tun Sie für die wichtigen Ziele auch soviel, wie sie eigentlich wollen? – Beschäftigen Sie sich viel mit eher unwichtigen Dingen, die diesen Zeitaufwand nicht Wert sind?

Falls die Verteilung Ihrer Tätigkeiten nicht der in den Zielen geforderten Verteilung entspricht, haben Sie jetzt die Chance die Dinge neu anzugehen! Nehmen Sie nun Ihre Vorlagen für die Ziel- und Aufgabenplanung zur Hand und schreiben Sie auf: – Welche Überschriften ergeben sich aus Zielplanung und Aufgabenplanung? Die detaillierte Zeitplanung ist nur dann sinnvoll, wenn Sie Ihre notierten Aufgaben und Ziele für die richtigen halten. Revidieren Sie deshalb gegebenenfalls: – Stehen Ihre endgültigen Hauptaufgaben und Aufgabenpakete fest? Wenn Sie die oben genannten Aspekte verabschiedet haben, können Sie sich der Erfolgsmessung widmen. Überlegen Sie dazu und machen Sie sich Notizen: – Nach welchen Kriterien können Sie Erfolg oder Misserfolg der Aktion bewerten? – Können Sie diese Kriterien auch schon im Arbeitsverlauf kontrollieren? – Wie könnte eventuell die Korrektur der Zielsetzung und der Zeitplanung aussehen?

Quellen

https://www.business-wissen.de/kapitel/strukturiertes-arbeiten/

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