ALPEN-Methode

01.02 Arbeitstechniken.Zeitmanagement

Einführung

Die ALPEN-Methode nach Lothar J. Seiwert ist eine Methode für eine einfache und schnelle Aufgabenplanung und zur Erstellung eines schriftlichen Tagesplans.

Die Elemente sind:

• Aufgaben aufschreiben
• Länge bzw. Dauer der Aufgaben schätzen
• Pufferzeiten planen
• Entscheiden nach Prioritäten
• Nachkontrolle nutzen

Aufgaben in den Terminkalender schreiben

Besonders hilfreich für die Zeitplanung ist: Tragen Sie alle besonders wichtigen Aufgaben und den geschätzten Zeitbedarf in Ihren Terminkalender so ein, wie einen Besprechungstermin mit anderen. Damit stellen Sie sicher, dass Sie ausreichend Zeit einplanen – und auch frei halten, die Sie für die Erledigung brauchen. Außerdem empfehlenswert: Planen Sie Ihren nächsten Arbeitstag am Abend zuvor. Und befassen Sie sich regelmäßig, morgens und abends, mit Ihrem Termin- und Aufgabenplaner. Prüfen Sie, ob die Planung noch stimmt oder ob Sie Aufgaben verschieben müssen. So wird Ihre Planung nach und nach realistischer. Planen Sie aber nur so genau wie nötig, sodass Sie nicht permanent umplanen müssen.

Grobe Arbeitsplanung

Die Arbeitsvorbereitung umfasst Maßnahmen der Arbeitsplanung und der Arbeitssteuerung. Überlegen Sie in diesem Zusammenhang: – Welche Aufgaben gehören zu Ihrer Arbeit? – Ordnen Sie alle Tätigkeiten zu den jeweiligen passenden „Überschriften“.

Aufgaben aus Gesprächen notieren

Damit Sie keine wichtigen Aufgaben vergessen, machen Sie sich immer gleich Notizen. Meistens ergeben sich diese nach einem Gespräch mit Vorgesetzten, Kollegen, Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten oder Partnern. Die folgende Excel-Vorlage können Sie nutzen, um jedes Gespräch schnell und einfach so zu dokumentieren, damit Sie keine Aufgaben vergessen.

Aufgaben priorisieren

Priorisieren Sie Ihrer grob geplanten Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip: – Was hat welche Wichtigkeit? – Welcher Anteil an Zeit darf deshalb dafür aufgewendet werden?

Feine Arbeitsplanung

Mit den folgenden Excel-Vorlagen können Sie Ihre Feinplanung auf Wochenbasis und auf Tagesbasis durchführen. Je nach Anzahl und Dauer der Störungen kann eine Tagesplanung zu fein sein; dann sollten Sie auf Wochenbasis planen.

Quellen

https://www.business-wissen.de/kapitel/strukturiertes-arbeiten/

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