Zeitspar-Tipps

01.02 Arbeitstechniken.Zeitmanagement

Zeitfressende Gewohnheiten

Der Effizienztrainer Martin Geiger nennt neun Gewohnheiten, die man sofort stoppen sollte, weil sie Zeitfresser sind:

1. Keine Anrufe von unbekannten Telefonnummern selbst beantworten.
2. Niemals morgens als Erstes oder abends als Letztes mailen.
3. An keinem Meeting mehr teilnehmen, das keine klare Agenda oder kein festgelegtes Ende hat.
4. Andere nicht abschweifen lassen.
5. Nicht ständig die E-Mails kontrollieren.
6. Nicht zu viel mit Kunden kommunizieren, die nicht zu einem Ergebnis beitragen.
7. Nicht mehr arbeiten, um die Überlastung in den Griff zu bekommen, sondern klare Prioritäten setzen.
8. Nicht rund um die Uhr ein Smartphone mit sich herum tragen.
9. Nicht erwarten, dass Arbeit eine Lücke füllt, die eigentlich von persönlichen Beziehungen und Freizeitaktivitäten ausgefüllt sein sollte.

Tipps und Prinzipien zum Zeitsparen

Rituale suchen, die im Zeitmanagement unterstützen. Aus den folgenden Tipps und Prinzipien für erfolgreiches Zeitmanagement können sich Gewohnheiten für den Alltag etablieren:

• Erst denken, dann handeln: Aktionismus vermeiden.
• Erst planen, dann arbeiten: Am Sonntag Abend die kommende Woche planen. Am Abend des Vortags den nächsten Tag planen.
• Zeit investieren, um Zeit zu sparen: Erstellen von Vorlagen und Checklisten für wiederholende Tätigkeiten.
• Heiße-Kartoffel-Prinzip: Unerledigtes einmal angehen und zügig entscheiden, ob es sofort erledigt warden muss oder einen Termin festsetzen.
• Eins nach dem anderen: Multitasking vermeiden.
• Pufferzeiten einplanen, störungsfreie Zeiten reservieren und die Leistungskurve berücksichtigen: Nie mehr als 60 Prozent der Zeit verplanen.
• Kommunizieren, wenn man nicht gestört werden will.
• Die Art der Aufgaben an die Leistungskurve anpassen.
• Gut ist besser als perfekt: Mit einer Tätigkeit aufhören, wenn das Ziel erreicht ist und nicht versuchen, noch besser zu werden.
• Keine Zettelwirtschaft: Notizen machen und dafür ein Tool oder ein Notizbuch verwenden. Den Schreibtisch regelmäßig aufräumen und entsorgen, was nicht gebraucht wird.
• In sich investieren: Regelmäßige Pausen und Urlaub machen. Ausreichend schlafen und trinken. Sport treiben. Sich für die Erfolge, auch für kleine, belohnen.

Führen Sie eine Not-To-do-Liste

Prüfen Sie, welche „Fehler“ beim persönlichen Zeitmanagement Sie begehen. Entwickeln Sie für Ihre persönlichen Zeitfresser Ihre eigene Not-To-do-Liste, wie sie der Trainer Martin Geiger vorschlägt. Prüfen Sie anhand der folgenden Vorlage Ihren Tagesablauf: – Welche der neun Gewohnheiten in der Vorlage tun Sie regelmäßig? – Was könnten Sie ändern? – Wie und wann wollen Sie dies umsetzen?

Top-5-Tipps und einfache und wirkungsvolle Maßnahmen für besseres

Zeitmanagement Mit dieser Checkliste überprüfen Sie Ihre Arbeitsorganisation und Ihr Zeitmanagement. Die Checkliste fasst die wichtigsten Punkte, die Top 5, zusammen, mit denen Sie große Effekte erzielen und Ihre Zeit besser nutzen – auch bei hoher Arbeitslast. Arbeiten Sie die in der Checklisten aufgeführten Punkte Schritt für Schritt durch und verbessern Sie so Ihr Zeitmanagement und Ihre Arbeitsplanung.

Quellen

https://www.business-wissen.de/kapitel/strukturiertes-arbeiten/

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