Difference between revisions of "Zeitfresser ermitteln"

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= Ist-Zustand für den Umgang mit der Zeit erfassen =
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= Ist-Zustand erfassen =
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Nur wer weiß, wo er steht, kann entscheiden, ob er nach links oder nach rechts gehen
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Nur wer weiß, wo er steht, kann entscheiden, ob er nach links oder nach rechts gehen muss. Die Analyse des Ist-Zustands ist eine entscheidende Vorbedingung für erfolgreiches Zeitmanagement. Denn nur wenn man das persönliche Verhalten kennt, lassen sich die Stellhebel zur Verbesserung desselben ansetzten. Die eigenen Gewohnheiten sollten kritisch hinterfragt und verschiedene Betrachtungsebenen berücksichtigt werden.  
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muss. Die Analyse des Ist-Zustands ist eine entscheidende Vorbedingung für
 
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erfolgreiches Zeitmanagement. Denn nur wenn man das persönliche Verhalten kennt,
 
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lassen sich die Stellhebel zur Verbesserung desselben ansetzten. Die eigenen
 
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Gewohnheiten sollten kritisch hinterfragt und verschiedene Betrachtungsebenen
 
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berücksichtigt werden. Der Ist-Zustand kann in folgenden Kategorien geprüft werden:
 
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– Persönlicher Arbeitsstil: Ablagesysteme, Arbeitsvorbereitung, Umgang mit
 
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Aktennotizen, Unorganisiertheit
 
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– Persönliche Schwachstellen: Hast, Ungeduld, Opportunismus, mangelnde
 
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Selbstdisziplin
 
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– Innerbetriebliche Zusammenarbeit: unklare Verantwortlichkeiten,
 
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mangelnde Koordination der Arbeiten, langsame Entscheidungswege
 
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– Zeitplanung: persönliche Zeiteinteilung, Terminkalender führen,
 
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Aufgabenplanung
 
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– Arbeitsmethodik: Arbeitsziel, Überblick über die notwendige Arbeit,
 
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Prioritäten
 
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– Störungen durch andere: technische und persönliche Störfaktoren
 
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– Umfeld: Raumgestaltung, Raumausstattung, eingesetzte Technik
 
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– Wartezeiten: Zugang zu benötigten Geräten, veraltete PC-Ausstattung
 
  
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= Den eigenen Arbeitsstil analysieren =
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Der Ist-Zustand kann in folgenden Kategorien geprüft werden:
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Wie schätzen Sie Ihren eigenen Arbeitsstil ein? Bearbeiten Sie dazu folgende Fragen:
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* Persönlicher Arbeitsstil: Ablagesysteme, Arbeitsvorbereitung, Umgang mit Aktennotizen, Unorganisiertheit
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– Welche drei Adjektive beschreiben Ihren Arbeitsstil am besten?
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* Persönliche Schwachstellen: Hast, Ungeduld, Opportunismus, mangelnde Selbstdisziplin
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– Wie beschreiben Sie Ihre Arbeitsleistung?
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* Innerbetriebliche Zusammenarbeit: unklare Verantwortlichkeiten, mangelnde Koordination der Arbeiten, langsame Entscheidungswege
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– Wie gehen Sie eine neue Aufgabe an?
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* Zeitplanung: persönliche Zeiteinteilung, Terminkalender führen, Aufgabenplanung
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Der folgende Selbsttest soll Ihnen helfen, Ihren eigenen Arbeitsstil deutlich zu machen
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* Arbeitsmethodik: Arbeitsziel, Überblick über die notwendige Arbeit, Prioritäten
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und Denkanstöße zu geben. Lesen Sie die je fünf Aussagen zu jedem Kriterium durch
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* Störungen durch andere: technische und persönliche Störfaktoren
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und bewerten Sie sie spontan auf einer Skala von 1 bis 5 (1 = nicht zutreffend; 5 =
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* Umfeld: Raumgestaltung, Raumausstattung, eingesetzte Technik
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völlig zutreffend).
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* Wartezeiten: Zugang zu benötigten Geräten, veraltete PC-Ausstattung
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= Arbeitsstil analysieren =
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Einschätzung des eigenen Arbeitsstils?  
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Dazu folgende Fragen bearbeiten:
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* Welche drei Adjektive beschreiben den eigenen Arbeitsstil am besten?
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* Wie wird die Arbeitsleistung beschrieben?
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* Wie warden neue Aufgabe angegangen?
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Der folgende Selbsttest soll helfen, den eigenen Arbeitsstil deutlich zu machen und Denkanstöße zu geben.
  
 
= Gewohnheiten kritisch hinterfragen =
 
= Gewohnheiten kritisch hinterfragen =
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Erfassen Sie schriftlich für einige Tage oder besser für eine Woche mit der folgenden
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Für einige Tage oder besser für eine Woche mit der folgenden Vorlage alle Tätigkeiten des Tages mit dem jeweiligen Zeitanteil schriftlich erfassen.
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Vorlage alle Tätigkeiten des Tages mit dem jeweiligen Zeitanteil.
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* Welche Zeitfresser oder Störfaktoren rauben Ihnen die Zeit?
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– Welche Zeitfresser oder Störfaktoren rauben Ihnen die Zeit?
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* Für welche Dinge wollen Sie mehr Zeit haben?
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– Für welche Dinge wollen Sie mehr Zeit haben?
 
  
 
= Ursachen des Zeitmangels entlarven =
 
= Ursachen des Zeitmangels entlarven =
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Wo sehen Sie Verbesserungspotenzial hinsichtlich Ihres Zeitmanagements?
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Wo wird Verbesserungspotenzial hinsichtlich des Zeitmanagements gesehen?
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– Gehen Sie die Fragen im folgenden Selbsttest durch, und kreuzen Sie an, was
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für Sie zutrifft: Ja immer; Ja meistens; Manchmal; Nein.
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# Die Fragen im folgenden Selbsttest durchgehen, und ankreuzen was zutrifft:  
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– Gehen Sie die Fragen nochmals mit einem Textmarker durch und streichen
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#* Ja immer;  
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diejenigen an, mit deren Antwort Sie unzufrieden sind.
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#* Ja meistens;  
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– Wählen Sie die für Sie wichtigsten 10 Prozent der markierten Fragen und
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#* Manchmal;  
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markieren Sie sie mit einer anderen Farbe.
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#* Nein.
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– Formulieren Sie für diese Fragen jeweils ein Ziel. Aus der Frage: „Weiß ich
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# Die Fragen nochmals mit einem Textmarker durchgehen und diejenigen anstreichen, mit deren Antwort man unzufrieden ist
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genau, welche meine Aufgaben sind und was von mir verlangt wird?“, wird
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# Die für einen wichtigsten 10 Prozent der markierten Fragen auswählen und mit einer anderen Farbe markieren.
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demnach: „Ich weiß bei allen Aufgaben genau, was von mir verlangt wird.“
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# Für diese Fragen jeweils ein Ziel formulieren. Aus der Frage: „Weiß ich genau, welche meine Aufgaben sind und was von mir verlangt wird?“, wird demnach: „Ich weiß bei allen Aufgaben genau, was von mir verlangt wird.“
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– Legen Sie die Liste mit diesen Zielen an einen Platz, an dem Sie die Ziele
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# Die Liste mit diesen Zielen an einen Platz hinlegen, an dem die Ziele regelmäßig gesehen warden: Zum Beispiel im Terminkalender oder als Post-It an den Monitor.
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regelmäßig sehen: Zum Beispiel in Ihren Terminkalender oder als Post-It an
 
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den Monitor.
 
  
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= Wichtige Aufgaben einplanen =
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= Vorlage: Analyse-Tool =
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Legen Sie zuerst die wirklich wichtigen Dinge, die „großen Steine“, in Ihrer Zeitplanung
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{| border="1" cellpadding="4" cellspacing="0" style="border-collapse: collapse"
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fest. Danach werfen Sie einen Blick auf die verbleibenden Freiräume, die Sie als
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|bgcolor="lightgrey" |<b>Zeitmanagement-Selbstcheck</b> <br> [[File:XLSX.gif]]
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nächstes mit weniger wichtigen Dingen füllen!
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| In dieser Excel-Datei sind verschiedene aufeinander aufbauende Analysetools enthalten, mit denen Zeitfresser entlarvt, und das eigene  Arbeitsverhalten kritisch beleuchtet werden soll, um ideale Bedingungen für ein Zeitmanagement zu bilden.<br> [[http://mpa.sascha-stolorz.de/Dateien/ZMS.xlsx]] <i>Bitte mit rechter Maustaste und dann "Speichern unter..."; Dateityp auf "Alle Dateien" ändern und ".xlsx" nach dem Dateinamen eingeben</i>
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– Wählen Sie maximal sechs große Aufgaben, die Sie in den nächsten Monaten
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|}
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zu erledigen haben.
 
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– Schätzen Sie, wie lange es dauern wird, diese Aufgaben zu bewältigen.
 
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– Schätzen Sie auch, wann es zeitlich zu einer Überschneidung kommen kann.
 
  
 
= Quellen =
 
= Quellen =

Latest revision as of 13:10, 18 July 2019

01.02 Arbeitstechniken.Zeitmanagement

Ist-Zustand erfassen[edit]

Nur wer weiß, wo er steht, kann entscheiden, ob er nach links oder nach rechts gehen muss. Die Analyse des Ist-Zustands ist eine entscheidende Vorbedingung für erfolgreiches Zeitmanagement. Denn nur wenn man das persönliche Verhalten kennt, lassen sich die Stellhebel zur Verbesserung desselben ansetzten. Die eigenen Gewohnheiten sollten kritisch hinterfragt und verschiedene Betrachtungsebenen berücksichtigt werden.

Der Ist-Zustand kann in folgenden Kategorien geprüft werden:

  • Persönlicher Arbeitsstil: Ablagesysteme, Arbeitsvorbereitung, Umgang mit Aktennotizen, Unorganisiertheit
  • Persönliche Schwachstellen: Hast, Ungeduld, Opportunismus, mangelnde Selbstdisziplin
  • Innerbetriebliche Zusammenarbeit: unklare Verantwortlichkeiten, mangelnde Koordination der Arbeiten, langsame Entscheidungswege
  • Zeitplanung: persönliche Zeiteinteilung, Terminkalender führen, Aufgabenplanung
  • Arbeitsmethodik: Arbeitsziel, Überblick über die notwendige Arbeit, Prioritäten
  • Störungen durch andere: technische und persönliche Störfaktoren
  • Umfeld: Raumgestaltung, Raumausstattung, eingesetzte Technik
  • Wartezeiten: Zugang zu benötigten Geräten, veraltete PC-Ausstattung

Arbeitsstil analysieren[edit]

Einschätzung des eigenen Arbeitsstils?

Dazu folgende Fragen bearbeiten:

  • Welche drei Adjektive beschreiben den eigenen Arbeitsstil am besten?
  • Wie wird die Arbeitsleistung beschrieben?
  • Wie warden neue Aufgabe angegangen?

Der folgende Selbsttest soll helfen, den eigenen Arbeitsstil deutlich zu machen und Denkanstöße zu geben.

Gewohnheiten kritisch hinterfragen[edit]

Für einige Tage oder besser für eine Woche mit der folgenden Vorlage alle Tätigkeiten des Tages mit dem jeweiligen Zeitanteil schriftlich erfassen.

  • Welche Zeitfresser oder Störfaktoren rauben Ihnen die Zeit?
  • Für welche Dinge wollen Sie mehr Zeit haben?

Ursachen des Zeitmangels entlarven[edit]

Wo wird Verbesserungspotenzial hinsichtlich des Zeitmanagements gesehen?

  1. Die Fragen im folgenden Selbsttest durchgehen, und ankreuzen was zutrifft:
    • Ja immer;
    • Ja meistens;
    • Manchmal;
    • Nein.
  2. Die Fragen nochmals mit einem Textmarker durchgehen und diejenigen anstreichen, mit deren Antwort man unzufrieden ist
  3. Die für einen wichtigsten 10 Prozent der markierten Fragen auswählen und mit einer anderen Farbe markieren.
  4. Für diese Fragen jeweils ein Ziel formulieren. Aus der Frage: „Weiß ich genau, welche meine Aufgaben sind und was von mir verlangt wird?“, wird demnach: „Ich weiß bei allen Aufgaben genau, was von mir verlangt wird.“
  5. Die Liste mit diesen Zielen an einen Platz hinlegen, an dem die Ziele regelmäßig gesehen warden: Zum Beispiel im Terminkalender oder als Post-It an den Monitor.

Vorlage: Analyse-Tool[edit]

Zeitmanagement-Selbstcheck
XLSX.gif 		In dieser Excel-Datei sind verschiedene aufeinander aufbauende Analysetools enthalten, mit denen Zeitfresser entlarvt, und das eigene Arbeitsverhalten kritisch beleuchtet werden soll, um ideale Bedingungen für ein Zeitmanagement zu bilden.
[[1]] Bitte mit rechter Maustaste und dann "Speichern unter..."; Dateityp auf "Alle Dateien" ändern und ".xlsx" nach dem Dateinamen eingeben

Quellen[edit]

https://www.business-wissen.de/kapitel/strukturiertes-arbeiten/


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