Zeitfresser ermitteln

01.02 Arbeitstechniken.Zeitmanagement

Ist-Zustand erfassen

Nur wer weiß, wo er steht, kann entscheiden, ob er nach links oder nach rechts gehen muss. Die Analyse des Ist-Zustands ist eine entscheidende Vorbedingung für erfolgreiches Zeitmanagement. Denn nur wenn man das persönliche Verhalten kennt, lassen sich die Stellhebel zur Verbesserung desselben ansetzten. Die eigenen Gewohnheiten sollten kritisch hinterfragt und verschiedene Betrachtungsebenen berücksichtigt werden.

Der Ist-Zustand kann in folgenden Kategorien geprüft werden:

• Persönlicher Arbeitsstil: Ablagesysteme, Arbeitsvorbereitung, Umgang mit Aktennotizen, Unorganisiertheit
• Persönliche Schwachstellen: Hast, Ungeduld, Opportunismus, mangelnde Selbstdisziplin
• Innerbetriebliche Zusammenarbeit: unklare Verantwortlichkeiten, mangelnde Koordination der Arbeiten, langsame Entscheidungswege
• Zeitplanung: persönliche Zeiteinteilung, Terminkalender führen, Aufgabenplanung
• Arbeitsmethodik: Arbeitsziel, Überblick über die notwendige Arbeit, Prioritäten
• Störungen durch andere: technische und persönliche Störfaktoren
• Umfeld: Raumgestaltung, Raumausstattung, eingesetzte Technik
• Wartezeiten: Zugang zu benötigten Geräten, veraltete PC-Ausstattung

Arbeitsstil analysieren

Einschätzung des eigenen Arbeitsstils?

Dazu folgende Fragen bearbeiten:

• Welche drei Adjektive beschreiben den eigenen Arbeitsstil am besten?
• Wie wird die Arbeitsleistung beschrieben?
• Wie warden neue Aufgabe angegangen?

Der folgende Selbsttest soll helfen, den eigenen Arbeitsstil deutlich zu machen und Denkanstöße zu geben.

Gewohnheiten kritisch hinterfragen

Für einige Tage oder besser für eine Woche mit der folgenden Vorlage alle Tätigkeiten des Tages mit dem jeweiligen Zeitanteil schriftlich erfassen.

• Welche Zeitfresser oder Störfaktoren rauben Ihnen die Zeit?
• Für welche Dinge wollen Sie mehr Zeit haben?

Ursachen des Zeitmangels entlarven

Wo wird Verbesserungspotenzial hinsichtlich des Zeitmanagements gesehen?

1. Die Fragen im folgenden Selbsttest durchgehen, und ankreuzen was zutrifft:
   • Ja immer;
   • Ja meistens;
   • Manchmal;
   • Nein.
2. Die Fragen nochmals mit einem Textmarker durchgehen und diejenigen anstreichen, mit deren Antwort man unzufrieden ist
3. Die für einen wichtigsten 10 Prozent der markierten Fragen auswählen und mit einer anderen Farbe markieren.
4. Für diese Fragen jeweils ein Ziel formulieren. Aus der Frage: „Weiß ich genau, welche meine Aufgaben sind und was von mir verlangt wird?“, wird demnach: „Ich weiß bei allen Aufgaben genau, was von mir verlangt wird.“
5. Die Liste mit diesen Zielen an einen Platz hinlegen, an dem die Ziele regelmäßig gesehen warden: Zum Beispiel im Terminkalender oder als Post-It an den Monitor.

Vorlage: Analyse-Tool

Zeitmanagement-Selbstcheck

In dieser Excel-Datei kann ist der Selbsttest enthalten, der helfensoll, den eigenen Arbeitsstil deutlich zu machen und Denkanstöße zu geben. Dazu müssen die fünf Aussagen zu jedem Kriterium durchgelesen und spontan auf einer Skala von 1 bis 5 (5 = Stimmt 100% und 1 = Stimmt garnicht) bewertet werden. [[1]] Bitte mit rechter Maustaste und dann "Speichern unter..."; Dateityp auf "Alle Dateien" ändern und ".xlsx" nach dem Dateinamen eingeben

Quellen

https://www.business-wissen.de/kapitel/strukturiertes-arbeiten/

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