Checklisten
01.01 Arbeitstechniken.Techniken für organisertes Arbeiten
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Einführung
Für viele Aufgaben gibt es Checklisten, die von Experten erstellt wurden und die dem Nutzer aufzeigen wollen, wie er eine Lösung für seine Aufgabe findet. Man findet sie im Internet, in Büchern oder Fachzeitschriften. Problem dabei ist: Die richtige und passende Checkliste für die jeweils eigene und spezielle Aufgabe zu finden.
Checklisten können auch selber entwickelt und aufgeschrieben werden. Oft ist man selber der eigentliche Experte oder die Expertin für die jeweilige Aufgabe. Und man kann die Besonderheiten und speziellen Fragen, die sich bei der Aufgabe jeweils stellen, selber beantworten. Wenn eine Aufgabe regelmäßig durchgeführt werden muss, können alle wichtigen Aspekte in einer Checkliste für Kollegen oder neue Mitarbeiter festgehalten werden. Wenn man eine Aufgabe nur selten durchführt, kann auch eine selbst erstellte Checkliste helfen; denn man man sich nicht immer wieder neu in die gleiche Aufgabe eindenken.
Regeln für das Schreiben einer Checkliste
Wichtig beim Schreiben einer Checkliste ist:
- Alles aufschreiben, was notwendig ist, damit die Aufgabe schnell und korrekt durchgeführt werden kann.
- Die Checkliste muss insofern vollständig sein, dass der Nutzer keine offenen Fragen hat, sondern alle Informationen mit der Checkliste bekommt, die er für das Erledigen der Aufgabe braucht.
- Die Checkliste sollte so kurz und knapp wie möglich sein.
- Sie sollte verständlich und unmissverständlich geschrieben sein.
- Checklisten sollten getestet und sofort verbessert werden, wenn sie den
genannten Regeln nicht entsprechen.
Worauf man beim Erstellen und Anwenden von Checklisten achten sollte
Wenn man selbst für doe Kollegen oder neue Mitarbeiter eine Checkliste erstellen möchte, sollten folgende Aspekte beachtet werden:
- Es sollte eine Arbeits- oder Formatvorlage (in einem Office-Programm wie Word oder Powerpoint) für Checklisten erstellt warden. Diese muss wichtige Informationen enthalten, wie: Name des Erstellers, Themenbereich, Thema, Datum der Erstellung oder Versionsnummer.
- Das Layout der Vorlage sollte ansprechend und übersichtlich sein.
- So viele Aspekte wie möglich, die in der Checkliste für das jeweilige Thema aufgenommen werden können, sollten gesammelt warden.
- Man sollte sich mit Experten zum Thema austauschen, sowie Informationen aus dem Internet, aus Fachbüchern oder aus bestehenden Checklisten sollten gesamelt werden.
- Es sollten eigene Checkliste nach den genannten Regeln für das Schreiben von Checklisten erstellt werden.
- Hilfreich sind Tabellen mit leeren Spalten, in die der Nutzer eigene Ideen oder seine spezifischen Aspekte eintragen kann.
- Eine besondere Form sind „Erinnerungs-Checklisten“ oder „Analyse-Checklisten“: Hier werden viele Fragen gestellt, die der Nutzer mit Ja/ Nein oder ähnlichen Kategorien beantwortet. Sie dienen dazu, dass alle wichtigen Aspekte berücksichtigt werden.
- Die Checkliste sollte von einem Kollegen getestet werden. Ist sie verständlich und hilfreich?
- Die Checkliste sollte immer angepasst werden, wenn sich offene Punkte, Fehler oder Defizite zeigen.
- Die Checkliste sollte für alle Interessierten (Kopie oder Intranet) vervielfältigt werden.
- Regelmäßig sollte geprüft werden, ob die Checkliste genutzt wird und noch aktuell ist.
In der Praxis zu klären
- Welche der Aufgaben werden auch von anderen Kolleginnen und Kollegen durchgeführt – etwa im Vertretungsfall?
- Welche Aufgaben führt man so selten durch, dass man sich immer wieder eindenken müssen, wenn die Aufgabe ansteht?
- Welche Vorgaben müssen bei einzelnen Aufgaben beachtet werden, die man aber nicht „im Kopf“ hat?
Welche Checklisten für den Arbeitsbereich sind wichtig und hilfreich? Gibt es dafür bereits Checklisten? Wenn nicht, dann sollten diese nach und nach erstellt werden. Das wird die Arbeit enorm erleichtern.
Vorlagen
Checklisten sollten immer individuell und speziell auf die Aufgabe zugeschnitten sein, für die sie gedacht sind. Deshalb gibt es dafür keine allgemeinen Vorlagen.
Beispielhaft seien hier die folgenden Checklisten und Übersichten vorgestellt, die Grundlage für viele andere sein können:
Ablaufplan 
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In dieser Vorlage ist eine Tabelle, in der spezielle Abläufe beschrieben warden können. Sie zeigen, wie man Schritt für Schritt vorgeht, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Diese Form der Beschreibung ist eine Checkliste für das Erledigen von Aufgaben. [[1]] Bitte mit rechter Maustaste und dann "Speichern unter..." |
| Kraftfeldanalyse
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Mit der Kräftefeldanalyse können spezielle Probleme bei einer Aufgabe erkannt und zielgerichtet beseitigt werden. Man fragt: Was unterstützt und hilft? Und: Was behindert und bremst? In dieser Vorlage ist ein Fünf-Punkte-Kurz-Maßnahmenplan enthalten. Der richtige Maßnahmenplan hat eine eigene Vorlage. [[2]] Bitte mit rechter Maustaste und dann "Speichern unter..." |
| Maßnahmenplan
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Erstelle einen Maßnahmenplan, eine To-Do-Liste, für einen speziellen Bereich oder Thema, um nichts zu vergessen. Diese Vorlage kann als Folgedokuent nach der Kraftfeldanalyse verwendet werden. [[3]] Bitte mit rechter Maustaste und dann "Speichern unter..." |
Darüber hinaus könnnen u.a. auch Checklisten für eine sog. Beziehungsmatrix (wo die Verhältnisse einzelner Merkmale zueinander sichtbar werden) oder eines Aktionsplanes dargestellt werden.
Quellen
https://www.business-wissen.de/kapitel/strukturiertes-arbeiten/
